Workcube ERP sistemi ile çalışıyoruz

Müşterilerimize her gün daha iyi ve kaliteli hizmet sunabilmek üzere çalışan firmamız satış öncesi ve sonrasındaki tüm süreçlerini tek çatı altında yönetebilmek amacıyla Workcube ERP sistemi ile çalışıyor. Süreçlerin yanı sıra B2B ve B2C sitelerinin yönetimi de aynı sistem ile gerçekleştiriliyor. Kısa sürede hayata geçen Workcube ERP e-dönüşüm projesini yürüten Taner Erguvan anlatıyor.

1951 yılında bir aile şirketi olarak kurulan ve 1985 yılından itibaren satış sonrası destek gerektiren makine ve teçhizatların temini konusunda faaliyet gösteren Esman Elektronik, Türk Elektronik Sanayisinin neredeyse %100’ü ile ticari ilişki veya irtibat içinde. Esman Elektronik, Türk elektronik üreticilerine onlarca farklı tedarikçiden temin ettiği makineler ile üretim hatları kuruyor ve yedek parça stokları ile müşterilerine servis hizmetleri sunuyor.
 
Daha önce kullandığınız bir ERP yazılımı var mıydı? Bu çapta bir yazılım ihtiyacı nasıl doğdu?   
2009 yılında Esman Makine Grubu içinde yer alan 6 şirket ile birlikte farklı bir yazılım kullanıyorduk. 2009 yılı başlarında Esman Elektronik bir yazılım ile yönetebilmek için araştırma yapıldı. Kullanıcı lisansının kısıtlı olması nedeniyle Esman Makine şirketleri içinde daha önce kullandığımız yazılımda lisans sorunu yaşamıştık. Uzaktan bağlantı ile çalıştırılan yazılımda belirli bir sayıda kullanıcı sisteme bağlıyken diğerleri giremiyordu. Böylece yeni bir yazılım arayışı için fırsat ortaya çıktı.
 
Esman Elektronik bir grup şirketi. Workcube üzerinde kaç şirket yönetiliyor?
Workcube, herhangi bir kullanıcı ve bağlantı kısıtlaması olmaksızın kullanılmaktadır. Biz Esman Elektonik olarak, CRM, ERP, muhasebe, insan kaynakları modüllerini kullanıyoruz. Internet üzerinden bireysel üyelere satış için e-ticaret sitesi de aynı sistem üzerinden yönetiliyor. Programın kullanıcı bazında bir lisanslandırması yok. Hatta kendi içinde birden çok B2C ve B2B siteleri oluşturularak web üzerinden üyelerin sipariş vermesi sağlanabiliyor. Yazılımın front end tarafında bilgisayar kullanan herkesin aşina olduğu MS Internet Explorer tarayıcısı kullanılıyor. Back end tarafında ise web sunucusu ve veritabanı seçimi müşteriye bırakılıyor. Biz back end tarafında MS IIS web sunucusu ve MS SQL veritabanı sunucusu kullanıyoruz. Web tabanlı bir yazılım olduğu için veritabanı sunucusu lisansı kullanıcı bazında.
--------------------------------------------------------------------------------
   
  “Workcube’ün kaynak kodu açık yerli bir yazılım olması bizim için tercih sebebi olmuştur. Daha önce bahsettiğimiz gibi lisans ücretinin kullanıcı bazında olmaması da çok önemli bir ölçüt. Ayrıca CRM, ERP, MRP vb. modülleri içermesi de çok önemliydi.” 

--------------------------------------------------------------------------------
Uyarlama süreci nasıldı?
Eski sistemden verilerin aktarılması safhasında çalışmalar yaptık. Workcube danışmanı eşliğinde bölüm yöneticileri çalışma yöntemlerini anlattılar buna uygun bazı geliştirmeler yapıldı. Eski sistemden Workcube’e bilgilerin aktarılması, stokların ve hesapların devredilmesi kritik işlemlerdi. Bazı fatura ve iadelerin önceki sistemden kapatılması gerekiyordu. Muhasebe bölümünün sıkı çalışmaları ile bu zorluklar halledildi. Müşteri bilgilerini tuttuğumuz eski yazılımımızdan müşteri kayıtlarındaki bazı alanları birebir aktaramadık. Mesela bizim çok sayıda yurt dışı irtibatlarımız var. Aynı kişi birden fazla ülkeden telefon kullanabiliyor. Bu gibi problemleri yeni güncellemelerde aşmaya çalışıyoruz. Bu taleplerimizden bazıları yeni sürümlerde gideriliyor. Eğer isteğimiz tamamen bize özel ise bu sefer ücret karşılığı geliştirmeler yapılıyor.

--------------------------------------------------------------------------------
 
“Açık kaynaklı yerli yazılım olan Workcube, talep edildiğinde istenen geliştirimleri yapıyor. Adobe Cold Fusion ile kolayca firmalar kendi bünyelerinden de web tabanlı geliştirmeler yapabilir. Workcube sistemi, MS SQL sunucudaki tablolardan Excel’e veri çekerek MS Office programı bilgisi olan her kullanıcının grafikli, özet tablolu raporlar yapabilmesine olanak veriyor. MS Excel ile MS SQL sunucu arasındaki veri bağlantısı sayesinde tablolar otomatik güncellenebiliyor. Workcube sisteminde Standart raporlara web arabirimi üzerinden erişilebilirken standart olarak bulunmayan raporlar kolayca yapılabiliyor. ” 

--------------------------------------------------------------------------------

 “Kritik stokları yönetmek için Workcube’ün Stok Yönetimi Modülü'nün stok stratejileri bölümü ihtiyacımızı basit bir şekilde çözdü.”
2010 yılı başında Philips Assembléon firmasının SMD dizgi makinelerinin tamir merkezini faaliyete geçirdik. Yurt içinden ve çevre ülkelerden tamir için gelen parçaları servis sistemine kayıt alıyoruz. Tamirin yapılması, kullanılan parçaların tedariği, işin yapılması için Assembléon’dan çağrı numarası alınması, kullanılan parçaların ve işin raporlanması ve faturalanması, makine servis talepleri gibi işlemleri Workcube Servis Yönetimi ile takip ediyoruz.

Esman Elektronik, elektronik kart üretimi için onlarca makine üreticisinin makinelerini satıyor ve servisini veriyor. Dalga lehimleme makineleri, krem lehim serigrafi baskı makineleri, reflow lehimleme fırınları, konveyörler, optik ve x-ray inceleme sistemleri ve fonksiyonel kart test sistemleri gibi makinelerin yedek parça stoklarını tutuyoruz. SMD lehimleme ve bacaklı lehimlemede kullanılan makine, yedek parça ve sarf malzemeleri, lehimler fluxlar ve benzeri kimyasalları Türkiye ve çevre ülkelere de biz satıyor ve servisini veriyoruz. Bilhassa yerli müşterilerimiz, arızaların stoğumuzdaki yedek parçalar ile hızlı bir şekilde giderilmesini istiyor. Bu durumda pahalı yedek parçaları stokta ne gereğinden fazla ne de gereğinden az miktarda tutmak gerekiyor.
 
Stokta tutulan ürünlere bağlanacak para finansal maliyet oluşturuyor. Benzer durum sarf malzemelerinde de var. Çeşit ve miktar olarak çok yüksek seviyelere ulaşan malzemenin ne kadar sürede tükeneceğinin bilinmesi ve zamanında satın alma siparişinin verilmesi gerekiyor. Kritik stokları yönetmek için Workcube’ün Stok Yönetimi Modülü’nün stok stratejileri bölümü ihtiyacımızı basit bir şekilde çözdü.
 
Özel raporlamalar yönetim için önemli verilerdir. Raporlamaları nasıl yapıyorsunuz?
Önce mevcut raporlardan faydalandık. Bazı özel raporlar ve geliştirmeler yaptırdık. Mesela detaylı seri takibi raporu, arızalı parça gönderim takibi (RMA) alanı vb. Bunları da rapor olarak alabiliyoruz. Ayrıca SQL tablolarından da Excel’e veriler çekebiliyoruz. MS SQL sorguları Excel’de özet tablo olarak açıldığında, örneğin kesilen tüm faturaların satır toplamları, tarih aralığında, markaya, kategoriye, satış yapan çalışana, müşteriye, bölgeye vb. parametrelere göre küpler oluşturularak incelenebiliyor.


Esman Elektornik B2C Alışveriş Sitesi
Türk Elektronik üretim sanayine hizmet veren en eski ve tecrübeli temsilcilik firması Esman Elektronik bir ilke daha imza atarak birçok perakende ürün satışını www.esmanmarket.com internet sitesi üzerinden üyelerine sunuyor. Workcube üzerinden yönetilen sitede satışa sunulan ürünler arasında Lehimleme Malzemeleri ve Yardımcı Kimyasalları; ESD koruma ürünleri; El Aletleri ve aparatlar bulunuyor. Zahmetsiz ve kolay alışveriş keyfiyle vakit kaybetmeden tanışmak için: www.esmanmarket.com

Yazdıre-Posta